Dalam berbagai industri dan bisnis modern, hutang adalah salah satu tugas keuangan yang cukup rumit. Lagi pula, setiap bisnis perlu melunasi hutangnya, jangan sampai perusahaan atau bisnis melewatkan pembayaran hutang.

Kunci agar proses hutang-piutang berjalan lancar adalah mengelola faktur tagihan dengan cepat dan akurat. Terlebih lagi, bila perusahaan Anda telah menjalin kerja sama dengan toko retail, supplier, atau distributor sejak bertahun-tahun.

Tentunya, menjaga proses pembayaran yang cepat dan akurat akan sangat mendukung  kinerja dan produktivitas usaha. Sistem hutang usaha adalah hal yang wajar dalam bisnis.

Biasanya, ketika terjadi pembelian bahan baku atau barang pasokan, perusahaan akan membayar secara mengangsur. Sehingga, hal ini masuk dalam kewajiban atau hutang yang perlu dibayarkan setiap bulan atau periode tertentu.

Pastikan untuk segera melunasi hutang dan tidak ada kewajiban dalam akuntansi yang terlalu lama tidak dilunasi. Hal ini penting untuk mencegah risiko terhadap kepercayaan dan kredibilitas perusahaan.

Apa itu hutang dagang?

Pengertian hutang usaha adalah semua jenis hutang bisnis kepada kreditur. Mulai dari tagihan gaji freelancer per bulan, hingga hutang pemilik kios yang Anda sewa untuk tempat bisnis.

Biasanya, hutang dagang mengacu pada jenis hutang jangka pendek. Yaitu, hutang yang harus dilunasi dalam waktu 12 bulan. Sedangkan, hutang jangka panjang seperti cicilan bangunan, atau pinjaman yang butuh lebih dari 1 tahun pelunasan, tidak termasuk dalam hutang dagang.

Hutang usaha adalah kewajiban bagi perusahaan. Karena itu, hutang harus dikelola secara efektif dan bertanggung jawab agar bisa dibayar tepat waktu.

Perbedaan hutang usaha vs. piutang.

Pernah mendengar tentang hutang usaha dan piutang? Keduanya seringkali terdengar beriringan, namun memiliki perbedaan yang signifikan.

Hutang usaha mengacu pada pemrosesan pembayaran yang terutang kepada debitur oleh perusahaan Anda.

Sedangkan, piutang usaha adalah kebalikannya. Yaitu, uang yang terutang ke perusahaan Anda oleh debitur, atau orang-orang yang belum membayar barang dan jasa Anda.

Mengelola hutang usaha.

Bisa dipahami, kan? Nah, setelah memahami definisi hutang dan piutang. Sekarang, kita akan membahas apa saja pertimbangan penting saat mengelola hutang usaha.

Untuk sebagian besar bisnis, proses hutang dagang berawal dari tiga langkah berikut:

· Menyelesaikan pesanan pembelian.

Melibatkan pengaturan barang atau layanan yang akan dibeli, serta harganya. Pesanan pembelian juga mencantumkan nominal transaksi, jadwal pengiriman, serta syarat dan ketentuan lainnya.

· Memproses laporan penerimaan.

Dalam proses ini, supplier mencatat barang atau jasa yang disediakan dan mencantumkan pembayaran yang harus dibayar. Laporan penerimaan mencantumkan banyak detail penting. Jadi, penting untuk meluangkan waktu untuk memeriksa dan memvalidasi.

· Menerima dan memproses faktur supplier.

Setelah faktur tagihan diterima, perusahaan kemudian memprosesnya untuk pembayaran. Seperti di atas, tahap ini melibatkan pemeriksaan melalui setiap detail untuk memastikan cocok dengan barang atau jasa yang benar-benar diterima.

Langkah penting mengatur hutang usaha.

Adapun beberapa strategi yang bisa kita terapkan untuk mengatur hutang usaha, di antaranya:

1. Memakai sistem pembayaran terpusat.

Saat memproses faktur tagihan dari supplier, sangat penting memakai sistem pembayaran terpusat.

Bayangkan, kalau semua pembayaran perusahaan hanya berasal dari satu akun, maka pengeluaran bisnis bisa lebih mudah terlacak dari satu pintu, benar?

Hindari membayar faktur tagihan dengan banyak akun atau banyak kartu kredit. Memisahkan pembayaran faktur tidak hanya mempersulit pengelolaan. Melainkan, juga menghambat pembayaran bulanan dan membuka risiko penipuan.

Sebaiknya, semua pengeluaran usaha hanya berasal dari satu pintu. Misalnya, biaya peralatan kantor, biaya perjalanan dinas, biaya pulsa telepon, dan sejumlah pembayaran perusahaan dalam kebutuhan sehari-hari.

2. Lacak setiap pembayaran jatuh tempo secara transparan.

Demi arus kas, budgeting, dan pengambilan keputusan, penting untuk memahami apa saja pembelian yang masih berstatus hutang, kepada siapa perusahaan berhutang? , dan kapan pembayarannya jatuh tempo?

Manajemen perusahaan perlu memastikan setiap pembayaran jatuh tempo dilacak dengan jelas dalam software akuntansi atau software manajemen pengeluaran keuangan yang akurat.

Bila memang ada pembayaran rutin dan berulang seperti biaya domain dan hosting, siapkan metode pembayaran auto-debit agar lebih praktis.

Pembayaran berulang dengan auto-debit dapat menghilangkan stres dan gangguan dalam mengelola pembayaran secara rutin.

Namun, Anda juga perlu tetap memantau dan menyesuaikan dengan kebutuhan agar tidak perlu memboroskan uang perusahaan untuk hal-hal yang tidak diperlukan.

3. Memberikan akses admin hanya pada pihak yang bertanggung jawab.

Banyak kesalahan proses pembayaran transaksi terjadi, karena metode approval yang keliru. Misalnya, harus ada approval dari beberapa orang manajer atau supervisor untuk membayar faktur tagihan supplier.

Bukankah hal ini semakin membuat ribet dan rumit? Lebih baik, ketika setiap ada faktur tagihan supplier yang datang, Anda memberikan akses admin kepada karyawan keuangan yang bertanggung jawab atas otorisasi pembayaran.

Jadi, nanti kalau sampai terjadi penyimpangan atau kecurangan pengeluaran keuangan, maka bisa diketahui dengan pasti siapa yang menandatangani approval pembayaran hutang tersebut.

4. Mengelola faktur tagihan dengan software manajemen pengeluaran keuangan.

Pembayaran hutang terkadang bisa memakan waktu. Selain itu, ada banyak detail yang perlu diperhatikan.

Lebih parahnya lagi, masih bisa dijumpai di era digital saat ini, beberapa perusahaan yang memakai metode sistem approval berbasis kertas atau hard-copy fisik yang memakan waktu dan tenaga.

Bukan hanya memakan waktu dan mahal, tetapi juga menciptakan risiko kesalahan manual. Dengan jumlah uang yang berisiko dalam hutang usaha, penting dilakukan otomasi dan akurasi sejak awal.

Dengan software atau teknologi aplikasi keuangan yang tepat, bisa membantu melacak dan memproses faktur tagihan secara transaparan, jelas, dan akurat. Semuanya, untuk mengurangi kesalahan data, dan meminimalisir stres.

Platform manajemen keuangan bisa mengotomasi setiap langkah peroses hutang. Mulai dari invoicing atau penagihan, proses pembayaran, hingga pembuatan laporan keuangan.

Misalnya, aplikasi Mayar menyediakan fitur-fitur canggih untuk membuat invoice atau penagihan kepada pelanggan. Mayar juga secara otomatis mengurutkan faktur tagihan ke dalam kategori sesuai jadwal agar lebih mudah dilakukan approval oleh admin terkait, cukup dalam sekali klik.

Jika faktur tagihan mendekati jatuh tempo, Mayar akan mengirimkan pengingat melalui email.

Hutang terlalu penting dan riskan mengalami kekeliruan.

Hutang usaha adalah salah satu tugas terpenting yang harus dilakukan dengan benar. Risikonya terlalu besar bagi perusahaan, jika ada hutang yang terlewat atau tidak dilunasi.

Proses hutang dagang yang buruk bukan hanya merusak hubungan kerja sama dengan mitra bisnis. Tetapi, juga membuka risiko penipuan.

Agar proses hutang berjalan mulus dan cepat, tingkatkan sistem manajemen keuangan dengan software modern yang akurat, dan otomatis. Hal ini akan sangat menghemat waktu dan tenaga bagi tim keuangan.

Pelajari bagaimana tutorial video Mayar bisa membantu bisnis Anda berkembang dalam pengelolaan pembayaran modern. Info detail Anda dapat tanya-tanya atau kontak info@mayar.id.

Source img: Foto oleh Karolina Grabowska dari Pexels