10 Manfaat Payroll Otomatis untuk Pembayaran Gaji Karyawan

Apapun bentuknya, kalau aktivitas yang biasa dilakukan manual bisa dialihkan menjadi otomatisasi, pastinya akan membuat pekerjaan kita jauh lebih mudah. Tak terkecuali, dalam hal payroll atau penggajian karyawan.

Tak mungkin dalam suatu bisnis, melewatkan pembayaran gaji pegawai. Karena itu, otomatisasi sangat penting. Selain memberikan ketepatan waktu dalam proses payroll, bisnis Anda juga terhindar dari sanksi atau kesalahan administrasi akibat payroll yang dihitung manual.

Tim keuangan atau pemilik usaha bisa lebih fokus mengembangkan inti bisnis, ketimbang hanya menghitung atau menginput data admin keuangan berulang setiap bulannya.

Sebelum membahas apa saja keuntungan atau manfaat payroll otomatis, yuk kita pahami dulu apa sih payroll otomatis itu?

Apa itu payroll otomatis?

Pengertian payroll otomatis adalah suatu metode untuk membantu perusahaan menyederhanakan pembayaran pegawai tepat waktu dan akurat.

Kebanyakan perusahaan sudah seharusnya lebih memilih memakai sistem penggajian otomatis. Pasalnya, hal ini sangat menghemat waktu, tenaga, pikiran, bahkan uang. Penggajian otomatis akan memastikan pegawai dibayar tepat waktu dengan rincian yang akurat serta minim kesalahan.

Bagian departemen keuangan juga tidak terlalu ribet menghitung atau mengelola penggajian yang tugasnya akan selalu berulang setiap hari. Bayangkan, jika proses payroll ini masih dilakukan secara manual? Tim keuangan perlu menghitung angka-angka, mengetik di spreadsheet, entri data, dan masih banyak lagi.

Padahal, masih ada tugas lain yang perlu dikerjakan. Seperti pelatihan karyawan, membina hubungan karyawan, perekrutan calon karyawan baru, atau menerapkan strategi retensi karyawan, tunjangan pegawai, dan lain-lain.

Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab tim keuangan, selain payroll:

· Menyiapkan jadwal pembayaran pegawai.

· Mengelola jadwal dan gaji pegawai.

· Membuat dan menyerahkan slip gaji pegawai.

· Melaporkan payroll.

· Menyediakan arsip pajak karyawan.

· Dll.

Sebenarnya, masih ada seabrek peran dan tanggung jawab lain yang harus dilakukan tim keuangan. Maka itu, sangat sulit menyelesaikan semua tugas ini, kalau dilakukan secara manual. Bahkan, bisa-bisa memakan waktu berjam-jam atau seharian menyelesaikan urusan payroll yang dilakukan berulang setiap minggu atau bulanan.

Manfaat payroll otomatis untuk pembayaran gaji pegawai.

Otomatisasi payroll berguna bagi perusahaan dari berbagai aspek. Bukan hanya perusahaan saja yang mendapatkan efeknya. Melainkan karyawan juga mendapatkan manfaat besar. Antara lain:

1. Otomatisasi payroll membuat penggajian lebih cepat.

Seperti yang diketahui, proses penggajian yang dihitung manual tentunya akan memakan banyak waktu. Bahkan, mungkin hitungan hari.

Padahal, belum tentu juga hasilnya akurat, karena masih perlu menginput angka-angka ke spreadsheet excel, membandingkan data pegawai dengan berbagai sumber, serta semuanya ditotal lagi dengan benar.

Beruntung jika hasilnya sesuai dan teliti. Tapi, masalahnya muncul ketika si admin atau karyawan yang bertugas mengurusi payroll sakit atau izin cuti. Maka, payroll atau penggajian pegawai akan terhambat yang membuat karyawan tidak bisa menerima gajinya tepat waktu.

2. Otomatisasi penggajian menghemat uang.

Dari segi finansial, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi anggaran. Sebab, penggunaan payroll otomatis tidak butuh banyak personel SDM atau keuangan. Bisa dijalankan sekitar 2-3 orang saja, meski tanpa keahlian IT atau akuntansi secara khusus.

Biasanya, software payroll otomatis sudah menyediakan berbagai fitur yang mudah dipahami dan dipakai (user-friendly). Jadi, untuk mengoperasikan software payroll tidak akan terlalu sulit bagi pemula.

Hal ini akan sangat mengurangi biaya operasional perusahaan dan meningkatkan laba setiap tahun. Selain itu, mengotomatiskan proses penggajian akan sangat bermanfaat bagi perusahaan yang mungkin biasanya memakai tenaga outsourcing untuk mengelola gaji karyawan. Jadi, tidak perlu membayar orang lain untuk mengelola payroll.

3. Memantau kinerja karyawan lebih mudah.

Memantau jam kerja karyawan melalui proses manual adalah tugas yang memakan waktu dan bikin stres bagi personel HRD. Nantinya,  jam kerja karyawan akan menjadi bahan perhitungan gaji.

Karena itu, sebisa mungkin perusahaan perlu memakai payroll otomatis untuk mengurangi tingkat stres yang dialami personel HRD setiap periode penggajian.

Penggajian otomatis juga akan menguntungkan karyawan karena mereka akan menerima gaji tepat waktu. Selain itu, karyawan juga dapat menerima slip gaji sesuai jam kerja dan upahnya.

4. Meminimalisir kesalahan manusia.

Payroll otomatis mengurangi potensi kesalahan input manual. Bukan mustahil, angka-angka atau data karyawan jika diinput satu persatu secara manual, masih terdapat potensi kekeliruan.

Sementara itu, kekeliruan semacam ini dapat menyebabkan masalah bagi perusahaan. Misalnya, terkena sanksi pajak atau denda hukum. Dengan payroll otomatis, hal ini bisa dicegah atau diminimalisir.

Sebab, software payroll secara otomatis akan menghitung dan memasukkan data dari penyimpanan Cloud untuk mengurangi kesalahan manual.

5. Mempermudah perhitungan pajak penggajian.

Menghitung pajak adalah tugas melelahkan sekaligus menegangkan, bagi kebanyakan pegawai akuntansi. Sebab, keliru sedikit saja, maka berdampak pada seluruh total perhitungan. Hal yang sama berlaku untuk perusahaan yang menentukan pajak gaji dan jumlah potongan pajak untuk gaji karyawan.

Tapi, untungnya ada sistem payroll otomatis. Jenis software penggajian ini sudah dilengkapi tarif pajak dan aturan pajak spesifik yang tertanam dalam sistem codingnya. Ini artinya, pemotongan upah seperti pajak penghasilan atau potongan gaji, sudah bisa dilakukan secara otomatis.

6. Proses penggajian yang lebih cepat.

Kalau di masa lalu, proses penggajian butuh waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu. Maka di masa kini, software payroll otomatis sangat mempermudah urusan gaji karyawan.

Bahkan, si karyawan bisa memakai layanan mandiri untuk memproses gajinya. Karyawan cukup memasukkan informasi sendiri ke software milik HRD yang disediakan perusahaan. Setelah data dicek dan divalidasi oleh tim HRD, maka karyawan bisa menerima gajinya secara otomatis di setiap periode payroll.

Jadi, gak ada lagi, cerita karyawan harus antri panjang di depan ruang HRD untuk menerima amplop gaji. Tentunya, hal ini lebih efisien waktu kerja karyawan, bisa dipakai untuk menyelesaikan tugas lain yang lebih penting ketimbang menunggu antri menerima amplop gaji.

7. Keamanan lebih terjamin.

Keuntungan penting lain dari proses payroll otomatis adalah keamanan perusahaan. Dengan menghilangkan faktor manual, maka dapat meminimalisir kecurangan atau kebocoran informasi.

Pernah dengar kan, bagaimana karyawan bagian keuangan menggelapkan uang perusahaan untuk keperluan pribadi? Hal ini bisa dicegah dengan software payroll otomatis.

Perusahaan bisa memastikan informasi yang sensitif dienkripsi atau dilindungi oleh kata sandi/ password. Maka, hanya pihak-pihak tertentu yang bisa mengakses sesuai kebutuhan perusahaan.

8. Pencatatan keuangan lebih praktis.

Sistem payroll otomatis membuat pengajuan pajak dan akuntansi lebih mudah. Pasalnya, semua informasi ada di satu tempat. Tidak ada salinan cetak atau slip kertas yang bisa berpotensi rusak, tercecer, sobek, terselip, atau lainnya.

Otomatisasi payroll akan membuat pencatatan laporan keuangan lebih mudah. Termasuk untuk menganalisis dan mengumpulkan data-data statistik keuangan perusahaan.

9. Lebih mudah melakukan perubahan dan koreksi.

Meskipun, payroll bisa dialihkan secara otomatis, namun tetap saja kesalahan bisa terjadi. Karena itu, perusahaan dituntut untuk melakukan perubahan sistem atau update secara berkala.

Dengan software payroll otomatis, memperbarui data-data penting perusahaan akan lebih mudah.

Contoh data-data perusahaan yang perlu diupdate berkala:

· Nama karyawan yang baru menikah atau memiliki anak yang baru lahir.

· Karyawan yang mendapatkan kenaikan upah karena promosi jabatan.

· Updata data karyawan yang mendapatkan BPJS.

· Perubahan data rekening bank karyawan.

· Perubahan alamat atau tempat tinggal karyawan.

· Penambahan karyawan baru, atau penghapusan karyawan yang sudah resign/ pensiun.

10. Perusahaan bisa lebih fokus pada pertumbuhannya.

Terakhir namun tak kalah penting, manfaat payroll otomatis adalah menghilangkan berbagai masalah dan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk memproses penggajian karyawan.

Perusahaan bisa mendedikasikan waktunya bagi pertumbuhan bisnisnya. Menurut American Payroll Association, mengotomatisasi proses penggajian dapat mengurangi biaya perusahaan hingga 80%.

Upaya dan sumber daya yang dihabiskan untuk proses gaji manual, bisa diinvestasikan ke bidang lain yang lebih penting. Seperti riset produk, kepuasan pelanggan, atau marketing.

***

Karena itu, apapun jenis usaha Anda, baik UMKM, industri skala kecil, atau perusahaan berkembang, penting memiliki pengelola gaji bagi karyawan.

Kalau jumlah pegawai masih di bawah 10 orang, mungkin masih teratasi dengan mengandalkan spreadsheet. Tapi, seiring pertumbuhan perusahaan, akan repot jika payroll tidak dilakukan secara otomatis.

Sebaiknya, terapkan payroll otomatis sejak awal, sehingga saat perusahaan Anda tumbuh, sistem penggajian sudah berjalan lancar dan nyaman.

Mulailah meneliti berbagai sistem payroll otomatis yang ada di pasaran untuk menemukan yang paling cocok untuk bisnis Anda. Dijamin, dengan keunggulan fitur payroll otomatis, Anda bisa menghemat banyak waktu, uang, dan pikiran selama berbisnis.