Pandemi COVID-19 yang sempat melanda, membuat pertemuan virtual atau seminar online semakin populer.

Gak cuma untuk pertemuan atau rapat bisnis, webinar juga bisa dijadikan alat untuk mendapatkan penghasilan tambahan dengan menawarkan seminar online.

Membuat webinar bisa dibilang gampang-gampang susah, ya. Karena, Anda bisa mengundang audiens untuk hadir secara real-time, merekam presentasi, dan mengirimkan video replay kepada audiens yang sudah mendaftar.

Namun, meski terdengar praktis dan mudah dijalankan, tapi disinilah tantangannya.

Gimana sih, cara membuat webinar yang menarik dan membuat audiens betah menonton sejak awal perkenalan sampai akhir acara?

Yuk, ikuti beberapa langkah berikut untuk mempersiapkan webinar dan memikat mata para audiens Anda!

1. Memulai pertemuan dengan Google Meet.

Inilah yang bisa dilakukan untuk memulai video conference dengan Google Meet:

· Buka akun dan login ke Gmail Anda.

· Di bar samping, klik “Start a meeting”.

· Di jendela Meet, pilih “Join now” .

Simpel, kan?

Berikut ini video tutorial yang bisa membantu Anda memahami lebih jelas:

Jika Anda menonton sampai akhir video, Anda melihat betapa mudahnya mengundang audiens mengikuti webinar.

2. Berlatih Dengan Teman.

Agar semakin lancar berbicara di depan audiens webinar, Anda bisa mengundang satu atau dua teman untuk memberikan saran atau kritik yang membangun.

Kembali ke Gmail, klik “Start a meeting “pada samping layar, dan pilih “Join now”.

Di jendela baru, akan muncul pop-up yang memberi opsi untuk mengundang audiens:

Klik “Add People” dan Anda dapat mengundang teman ke Google Meet. Masukkan alamat emailnya dan klik “Send email”.

Setelah teman bergabung, uji semuanya untuk memastikan proses tersebut berjalan lancar.

Misalnya, tanyakan apakah mereka bisa mendengar suara Anda dengan jelas? Kemudian, ketika membagikan tampilan di layar, dapatkan teman Anda melihatnya?

Jika ada yang masih error atau suara tidak terdengar baik, sekarang adalah saat yang tepat memperbaiki dan memecahkan masalahnya. Bukan saat Anda sedang live webinar di depan 100 audiens yang menonton.

3. Pelajari Cara Menjadwalkan webinar.

Selanjutnya, kita perlu berlatih menjadwalkan webinar terlebih dahulu. Sebab, Anda tidak bisa tiba-tiba menjadwalkan webinar hanya beberapa menit sebelum live. Jadi, mari kita bahas cara menjadwalkan webinar berikut:

Pertama, buka calendar.google.com. (Anda juga dapat mengeklik ikon kalender di dalam Gmail.)

Selanjutnya, klik ikon “Create” atau tanggal di kalender yang diinginkan untuk melaksanakan  webinar.

Di jendela yang muncul, tambahkan judul acara, waktu dan tanggal, mengundang speaker tamu, dan banyak lagi.

Tetapi yang paling penting klik tombol "Add Google Meet video Conferencing". Pastikan untuk mengkliknya, setelah itu klik “Save” untuk menyimpan jadwal.

Setelah Anda mengklik “Send”, para audiens akan mendapatkan notifikasi via email masing-masing.

Berikut adalah video yang sedikit lebih detail:

4. Coba Membuat Webinar.

Sekarang, mari kita praktikkan uji coba membuat webinar.

· Buat event di Google Kalender;

· Beri nama acara dan jadwalkan misalnya 30 menit lagi (uji coba).

· Tambahkan 2 teman atau lebih audiens ke event dan klik “Save”.

Setelah waktu acara Anda tiba, bergabunglah dengan rapat dan uji semuanya lagi secara menyeluruh.

Apakah para audiens bisa bergabung dengan cepat dan mudah (tanpa kendala)? Apakah suara Anda terdengar jernih dan jelas? Apakah mereka bisa melihat layar Anda?

Dan seterusnya.

Kalau semua dari sisi teknis pembuatan webinar sudah oke, mulailah membuat konten webinar dengan topik yang menarik bagi audiens Anda.

Cara Mendesain Webinar yang interaktif dari Awal hingga Akhir

Agar audiens webinar tidak jenuh atau bosan, Anda bisa membagi segmen menjadi tiga:

1. Segmen pertama berisi tentang pendahuluan atau cerita mengapa Anda suka topik tersebut.

2. Segmen kedua adalah presentasi utama.

3. Segmen ketiga adalah sesi tanya jawab.

Berapa lama durasi ideal untuk setiap segmen?

Jawabannya, tergantung pada topik yang ingin disampaikan dan durasi acara yang tersedia. Akan tetapi, pada umumnya webinar yang ideal hanya berlangsung sekitar 30-40 menit saja.

Terbagi dalam durasi waktu tiap segmen sebagai berikut:

1. Segmen pertama :  5 menit untuk perkenalan dan cerita pribadi.

2. Segmen kedua : 25 menit untuk presentasi utama.

3. Segmen ketiga atau sesi tanya jawab selama 10 menit.

Jangan lupa, pada segmen kedua atau presentasi utama, selipkan unsur humor atau ajakan bertindak “call to action”. Sehingga, presentasi Anda tidak berlangsung terlalu kaku atau monoton.

Bila perlu, pada 5 menit terakhir segmen kedua, sarankan satu tindakan “call-to-action” sederhana yang bisa dilakukan audiens Anda hari ini.

Contohnya, minta mereka untuk mendaftar ke maling list atau follow akun Instagram/ Facebook Anda.

Jika Anda menjual produk tertentu melalui webinar, gunakan 5 menit terakhir sebelum sesi tanya jawab untuk menjelaskan bagaimana produk tersebut bisa memecahkan masalah yang sedang dibicarakan. Dorong audiens untuk membeli produk itu sekarang .

Misalnya: “Dapatkan promo hari ini Beli 1 Gratis 1”, atau “Khusus 30 orang pertama, disc 30%”, dan seterusnya.

Berikut proses pembuatan konten webinar.

· Pertama, buat garis besar pendahuluan dan presentasi utama dengan judul, subjudul , dan poin-poin.

· Selanjutnya, pikirkan seberapa panjang tiap slide konten. Biasanya, 5 slide per menit sudah cukup.

· Pilih software atau aplikasi untuk mempresentasikan konten webinar . Yang paling populer adalah PowerPoint atau Keynote.

· Ada juga alternatif lain seperti aplikasi Google Slides, yang bisa diakses di Google Drive secara gratis.

· Saat Anda membuat slide, gunakan teks dengan judul besar dan format tebal/ bold.

· Setelah membuat slide, jangan lupa tambahkan gambar untuk memanjakan visual dan memperjelas materi webinar.

Terakhir, untuk berjaga-jaga buat catatan singkat atau rangkuman skrip yang bisa dibaca agar lebih percaya diri dan mencegah lupa saat gugup.

Cara mempromosikan webinar kepada calon audiens

· Siapkan formulir pendaftaran online bisa dibuat dengan Google Form.

· Anda bisa memanfaatkan MailChimp untuk memakai layanan auto-reply kepada email calon audiens yang berisi URL halaman webinar Anda.

· Tulis postingan blog yang membuat audiens bersemangat mengikuti topik webinar tersebut.

· Buka pertanyaan atau komentar di postingan tersebut, yang akan Anda jawab di webinar tersebut.

· Tempatkan formulir pendaftaran webinar di bagian bawah posting Anda dan buat call to action untuk meminta audiens agar mendaftar.

· Setelah mempromosikan webinar di blog, kirimkan email yang mengingatkan orang-orang dalam daftar email Anda untuk mendaftar. Misalnya, 1 minggu sebelum webinar atau 4 hari sebelum hari H.

· Gunakan media sosial untuk membuat promosi webinar ini terus berjalan. Hubungi blogger atau influencer lain tentang event webinar yang akan datang.

Ide bagus lainnya adalah menulis postingan di blog yang sudah populer atau website terkenal. Memang membutuhkan perencanaan dan budget, tetapi bisa berdampak besar pada peningkatan jumlah peserta webinar Anda.

Secara umum, dari 100 orang yang mendaftar, hanya sekitar 25% saja audiens yang bisa hadir live. Tapi, hal ini tidak masalah! Agar jumlah peserta meningkat, kirimkan email pengingat tepat sebelum webinar dimulai.

Apa kata data statistik tentang Webinar?

Menurut laman ON24, sekitar 68% marketer menyatakan bahwa webinar adalah salah satu cara terbaik mendorong pemasaran. Webinar juga bisa menghasilkan prospek berkualitas. Kenapa begitu?

· Mampu memikat audiens. Menurut GoToWebinar, rata-rata waktu menonton peserta webinar adalah 57 menit.

· Menghasilkan prospek berkualitas tinggi untuk penjualan. Webinar hadir dengan banyak informasi tentang prospek Anda yang dapat digunakan untuk strategi marketing. Anda bisa mengumpulkan daftar email, data engagement, demografi, dan lainnya, yang bisa diolah tim sales untuk menjangkau audiens dengan personalisasi tertentu.

· Membawa konsumen kepada Anda karena berbagai alasan. 27% konsumen menonton webinar dengan topik tentang passion atau hobi. Sementara, sekitar 24% menonton webinar untuk hiburan. Hanya, 18% konsumen menonton webinar untuk meningkatkan pengetahuan dan karir. Dan, 25% orang  menonton webinar untuk semua hal di atas.

Jadi, bagaimana menurut Anda, setuju webinar adalah alat pemasaran yang efektif? Jika iya, Anda dapat mengikuti beberapa panduan di atas agar bisa membuat webinar yang benar-benar sukses dan meningkatkan konversi penjualan.

Bila ada pertanyaan atau butuh info lebih lanjut tentang pembuatan webinar, silakan kontak bantuan@mayar.id.