Tutup Buku Akhir Bulan, Apa yang Perlu Dipersiapkan Tim Keuangan?
Tutup buku akhir bulan adalah salah satu tugas penting tim keuangan yang dilakukan setiap akhir bulan, kuartal, atau tahunan. Secara teori, tutup buku adalah proses yang relatif mudah. Tim keuangan perlu mengatur, menyeimbangkan, dan melaporkan aktivitas keuangan perusahaan selama periode akuntansi berlangsung.
Akan tetapi, ketika tim berkembang dan karyawan perusahaan semakin banyak. Kenyataannya bagi tim akuntansi adalah serangkaian tugas yang sibuk dan menegangkan.
Bahkan, bisa makan waktu lebih lama dari yang seharusnya dijadwalkan. Dengan tutup buku akhir bulan, siklus akuntansi akan melibatkan banyak dokumen dan arsip keuangan yang menumpuk.
Persiapan tutup buku akhir bulan.
Persiapan menjadi salah satu strategi paling efektif untuk mengoptimalkan perencanaan dan pelaksanaan periode penutupan buku akuntansi akhir bulan.
Dengan membagi tugas dan saling kerja sama, tim keuangan bisa menghemat hari kerja dan mengurangi stres bagi semua orang yang terlibat. Berikut adalah langkah-langkah kuncinya:
Kewajiban keuangan di akhir bulan.
Setiap periode penutupan memiliki struktur yang serupa. Karena, akuntan menyelesaikan dan meninjau aktivitas pendapatan dan pembelanjaan dari siklus fiskal sebelumnya.
Laporan keuangan ini membantu pimpinan perusahaan memahami dan tetap mengetahui keuangan dan investasi. Untuk mengelola arus kas secara positif dan mengembangkan perusahaan dengan keputusan bisnis yang terinformasi.
Pada akhir setiap bulan kalender, tim keuangan berkumpul dan mengalihkan fokus ke beberapa fungsi utama, termasuk:
· Menghitung pendapatan atau penghasilan.
· Menyesuaikan pengeluaran perusahaan.
· Meninjau rekening dan laporan bank.
· Menyiapkan laporan keuangan utama.
· Laporan laba rugi yang merangkum pendapatan dan pengeluaran.
· Neraca yang merinci semua aset dan kewajiban.
· Laporan arus kas mencatat saldo kas dan semua transaksi.
Bisnis yang menunda tutup buku bulanan, atau lebih buruk lagi. Meninggalkan penutupan akhir tahun hingga menit terakhir, harus menyiapkan laporan besar-besaran dalam tenggat waktu yang ketat.
Anda terus-menerus mengejar semua dokumentasi sepanjang tahun dengan sedikit waktu atau energi yang tersisa.
Tutup buku akuntansi secara berkala terkadang bisa sangat menakutkan sekaligus bikin sakit kepala. Namun, jauh lebih mudah melacak keuangan perusahaan sepanjang tahun, ketika Anda menjalankan atau meninjau transaksi per bulan.
Anda dapat memiliki gambaran yang lebih konsisten dan akurat tentang posisi keuangan bisnis. Menemukan lebih banyak peluang untuk penghematan biaya dalam operasi bisnis.
Selain itu, tutup buku akuntansi akhir bulan juga membutuhkan rekonsiliasi bank agar membantu secara signifikan mengurangi waktu pemrosesan keseluruhan dalam tutup buku triwulanan atau tahunan.
Apa saja yang perlu diperiksa selama tutup buku akhir bulan?
Tujuan membuat check list atau daftar periksa tutup buku akhir bulan adalah melancarkan dan membuat prosesnya jadi lebih mudah dikelola dengan memecah langkah-langkahnya.
Sehingga, tim keuangan bisa lebih fokus dalam menangani setiap tugas, sekaligus mengurangi risiko kesalahan atau tenggat waktu yang terlewat.
Untuk menyelesaikan proses tutup buku akuntansi tepat waktu dengan check list tersebut, sebaiknya siapkan elemen-elemen berikut:
· Total pendapatan/ penghasilan.
· Piutang.
· Kuitansi pengeluaran dan faktur supplier.
· Rekening dan laporan bank.
· Jumlah kas kecil.
· Jumlah persediaan.
Tergantung pada jenis industri dan skala bisnis, Anda mungkin membutuhkan dokumentasi tambahan yang diperlukan. Berikut telah kami susun langkah-langkah penting umum yang perlu dilakukan untuk tutup buku tepat waktu.
Ikuti daftar periksa ini untuk merampingkan proses tutup buku akhir bulan Anda:
1. Buat jadwal penutupan.
Sebagai bagian dari tim keuangan, Anda mungkin punya banyak daftar yang harus dilakukan setiap bulan. Jadi, jangan sia-siakan waktu hanya untuk menghafal banyak tanggal.
Cegah keterlambatan, penundaan, atau ketidakefisienan dengan mencatat semua tenggat waktu yang penting dan relevan. Prioritaskan setiap tugas sesuai dengan tanggal jatuh tempo yang akan datang.
2. Rekam penjualan - pendapatan, penghasilan, piutang.
Cantumkan semua total pendapatan yang masuk. Apakah sudah dibayar atau belum? Kapan jatuh temponya? Dan sumbernya dari mana?
Faktur tagihan dan laporan mutasi bank penting disimpan sebagai bahan pemeriksaan arsip agar data lebih akurat dan tidak ada pembayaran pelanggan yang terlewatkan atau terutang.
Jika ada pembayaran yang belum dilunasi, kirimkan pengingat kepada pelanggan tentang jumlah yang harus dibayar dan terapkan biaya keterlambatan jika diperlukan.
3. Rekonsiliasi pengeluaran, faktur tagihan, hutang usaha.
Catatan mengenai utang-piutang usaha, faktur tagihan, invoice, dan lainnya sangat penting untuk tutup buku akhir bulan. Bergantung pada seberapa efektif pengelolaan arus kas keluar sepanjang tahun fiskal, langkah ini bisa sangat mudah atau sebaliknya, sangat menyita waktu.
Setiap transaksi harus direkonsiliasi dengan rekening bank, tanda terima pengeluaran, faktur, atau tagihan yang sesuai. Selain itu, setiap hutang yang belum dibayar harus diselesaikan sesegera mungkin.
4. Mencatat kas kecil.
Beberapa bisnis tidak memiliki cadangan kas kecil. Sementara, sejumlah perusahaan lainnya memiliki anggaran kas kecil terpisah untuk setiap departemen perusahaan yang berbeda.
Bergantung pada pengaturan perusahaan, perhitungkan hal ini dan hitung totalnya dengan benar. Terutama, saat menghitung kas secara fisik dan merekonsiliasi transaksi kas kecil dalam catatan.
5. Tinjau aset dan kewajiban.
Kenali dan daftar semua aset tetap dan likuid Anda saat ini. Sangat direkomendasikan agar mencatat jika ada pembelian atau transaksi baru yang terkait dengan aset tersebut.
Dokumentasikan pinjaman apa pun yang telah diambil untuk bisnis dan perkembangan pembayarannya. Simpan kwitansi, nota, atau struk pembelian agar bisa dibuktikan secara otentik.
6. Hitung persediaan.
Selanjutnya, persiapkan tutup buku akuntansi dengan menghitung persediaan. Jika Anda menjual produk, Anda ingin memastikan dokumentasi inventaris selalu update atau selalu diperbarui.
Jadi, lakukan pemeriksaan inventaris bulanan secara detail untuk mengetahui apakah Anda perlu mengisi ulang barang tertentu lebih sering. Atau, jika ada barang yang akan kedaluwarsa pada tanggal tertentu, yang dapat memengaruhi nilai aset bisnis.
7. Menyiapkan laporan keuangan.
Buku besar bisnis dan laporan keuangan seperti laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan neraca, dan lainnya, adalah persiapan besar dalam periode tutup buku akuntansi.
Para pemegang saham, pemilik usaha, eksekutif, dan mitra bisnis, membutuhkan laporan-laporan keuangan agar tetap mendapatkan informasi tentang kondisi keuangan perusahaan dan kinerja bisnis.
Nantinya, laporan keuangan ini dipakai sebagai dasar membuat keputusan atau kebijakan besar dalam periode fiskal atau periode akuntansi berikutnya. Pastikan data laporan keuangan akurat, sehingga perencanaan keuangan strategis perusahaan dibangun di atas fondasi yang sehat.
Percepat waktu dan hemat tenaga untuk tutup buku bulanan dengan software modern.
Bahkan, meskipun sudah didukung check list atau daftar periksa tutup bulan bulanan, tim akuntansi atau tim keuangan masih saja kewalahan menghadapi proses pembukuan yang tidak lengkap atau tercecer.
Apalagi, kalau semua proses tutup buku akuntansi ini masih dilakukan secara manual tiap bulan. Hal-hal seperti kwitansi kertas hilang, tercecer, robek, atau ada entri data di spreadsheet yang salah, akan sangat mempengaruhi penundaan dan kelancaran proses tutup buku akuntansi usaha.
Inilah sebabnya, tim keuangan perlu mempersiapkan berbagai tugas akuntansi berulang seperti pembuatan laporan keuangan, tutup buku, payroll, dan lainnya, dengan software manajemen keuangan yang modern dan otomatis.
Pencatatan transaksi, approval, pembayaran karyawan, dan rekonsiliasi bank jadi lebih mudah, dalam hitungan menit, bukan hari. Solusi dari software pembayaran modern seperti Mayar, bisa membantu otomasi proses manajemen keuangan perusahaan lebih praktis, hemat waktu, dan akurat.
Source img: Foto oleh Mikhail Nilov dari Pexels