Mengatur Pengeluaran Usaha Dalam 7 Langkah Mudah

Pengeluaran arus kas bisnis sudah sepatutnya dipantau dan dikelola secara rapi. Hanya dengan cara ini, Anda sebagai pelaku usaha bisa lebih mudah melihat gambaran besar kondisi keuangan dan menganalisis strategi bisnis berikutnya.

Selain itu, mengatur pengeluaran bisnis juga akan mengarah pada pembukuan yang akurat. Anda bisa melihat kapan balik modal, kapan bisa melunasi hutang, serta apakah bisnis sudah untung, atau sebaliknya malah merugi.

Ketika Anda tahu, posisi bisnis secara finansial. Anda memiliki pemahaman yang lebih detail tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak. Selanjutnya, Anda juga lebih mudah membuat keputusan yang bijak terkait keuangan.

Karena itu, mengatur pengeluaran usaha perlu dikelola secara modern dan otomatis. Bila perlu gunakan software atau aplikasi agar meminimalisir kesalahan manual.

Nah, coba ikuti beberapa tips mengatur pengeluaran usaha dalam 7 langkah mudah berikut!

1. Membuat rekening bisnis.

Menurut sebuah studi oleh Federal Reserve disebutkan bahwa 60% perusahaan yang membuat anggaran dan rekening bank terpisah untuk penggajian memiliki kondisi keuangan sehat.

Sementara itu, kurang dari 5% perusahaan dengan kesehatan keuangan yang buruk tidak memiliki rekening terpisah.

Kenapa sih perlu membuat rekening bank terpisah untuk mengatur pengeluaran usaha? Faktanya, hal ini akan memudahkan proses pengelolaan dan kemudian diklaim sebagai pengurangan pajak.

Perusahaan yang memiliki rekening bank khusus, biasanya akan mendapatkan lebih banyak fitur dari bank. Seperti pinjaman modal usaha tanpa agunan, pinjaman modal suku bunga rendah, dan kemudahan lainnya.

2. Gunakan kartu kredit untuk pengeluaran usaha.

Memakai kartu kredit khusus perusahaan, maka pelaku usaha akan lebih mudah melacak pengeluaran dari setiap transaksi yang dilakukan. Sebab, riwayat pengeluaran atau pemasukan akan tercatat secara toomatis.

Kartu kredit juga memudahkan perusahaan untuk berbelanja dalam nominal besar ketika baru merintis usaha. Tak heran, kartu kredit yang ada saat ini merupakan salah satu indikator kesehatan keuangan secara keseluruhan.

Hampir 65% bisnis dengan kondisi keuangan yang buruk melaporkan tidak memiliki kartu kredit. Tapi, sebaliknya, 95% bisnis yang mempunyai kartu kredit rata-rata kondisi keuangannya sangat baik.

Kartu kredit dapat membantu bisnis menegosiasikan perjanjian dengan supplier agar lebih untung. Selain itu, perusahaan juga lebih aman dari pencurian identitas. Kartu kredit juga menawarkan fasilitas tambahan bagi perusahaan, seperti diskon, voucher, hadiah, liburan gratis, dan sebagainya.

3. Pilih kas atau akuntansi akrual.

Setiap usaha harus memiliki aturan khusus untuk menentukan kapan harus melaporkan pengeluaran dan pemasukan. Tujuannya agar metode akuntansinya lebih konsisten dan mempermudah urusan perpajakan.

Secara umum, perusahaan dapat memakai akuntansi akrual atau akuntansi kas. Namun, karena akuntansi akrual adalah metode akuntansi yang diakui sesuai prinsip akuntansi standar GAAP. Maka, sebagian besar perusahaan swasta menggunakan akuntansi akrual untuk laporan pembukuan keuangan.

4. Pakai perangkat lunak akuntansi.

Pencatatan pengeluaran atau transaksi belanja perusahaan, akan lebih sistematis jika menggunakan perangkat lunak akuntansi. Menurut survey Robert Half, hampir 58% perusahaan saat ini menggunakan solusi perangkat lunak berbasis Cloud.

Solusi ini memudahkan perusahaan dalam mengelola, mengatur, serta membayar pembayaran. Entah itu, faktur tagihan supplier, pembayaran sewa tempat usaha, atau penggajian karyawan.

Dengan perangkat lunak akuntansi, tugas pencatatan pengeluaran dan pemasukan jadi lebih sederhana. Bahkan, bisa dilakukan secara otomatis dan real-time.

Selain itu, perangkat lunak akuntansi memiliki alat pelaporan yang dapat mengungkapkan uang pengeluaran yang dihabiskan untuk setiap kategori atau memberikan perbandingan dari tahun ke tahun.

5. Mendigitalkan kwitansi dengan pemindai/ scanner.

Cara mengatur pengeluaran selanjutnya adalah mendigitalkan kwitansi atau nota kertas. Software akuntansi memungkinkan pemilik usaha memindai atau scan kwitansi sebagai tanda terima dengan kamera smartphone.

Aplikasi perangkat lunak yang didukung teknologi OCR, akan mengubah teks menjadi kode yang bisa dibaca mesin. Tetapi, scanner kwitansi untuk memindai tanda terima pembayaran secara digital. Jadi, tidak perlu khawatir tentang kwitansi hilang, tercecer, atau robek.

6. Mengimpor transaksi.

Perusahaan dapat mengunduh laporan kartu kredit dan transaksi pembayaran via bank. Kemudian, data ini diimpor secara manual berupa file CSV (excel) ke dalam sistem software akuntansi.

Tapi, ketimbang melakukan semuanya secara manual, lebih baik pilih software akuntansi otomatis. Sebagian besar software akuntansi menawarkan plug-in konektivitas yang akan memberi Anda feed bank. Tautan digital antara rekening bank dan software akuntansi ini mengimpor transaksi bank setiap hari, bersama dengan laporan keuangannya.

Perusahaan dapat menentukan atau menyesuaikan pengaturan dalam sistem untuk rekonsiliasi bank, laporan pembukuan, dan lainnya. Semua ini cuma perlu beberapa kali klik yang membuat proses rekonsiliasi bank lebih efisien.

7. Menganalisis pengeluaran secara teratur.

Semakin sering perusahaan memantau pengeluaran, akan semakin mudah mengelola bisnis. Para pelaku usaha perlu memahami kinerja kesehatan keuangan saat ini dan jangka panjang.

Karena itu, pola transaksi belanja atau pengeluaran usaha perlu dipantau secara rutin.

Bagaimana cara terbaik mengelola pengeluaran usaha?

Untuk mengatur pengeluaran yang akurat, hampir semua bisnis perlu membuat pembukuan. Setidaknya, pemilik usaha perlu mengorganisir dan memantau pencatatan transaksi pemasukan dan pengeluaran.

Tapi, kalau dilakukan secara manual, pekerjaan yang dilakukan berulang ini tentu akan menyita waktu dan tenaga. Sebagai contoh, ketika pemilik usaha akan memantau pengeluaran bulanan. Ia harus mengumpulkan semua dokumen yang dibutuhkan.

Mulai dari faktur tagihan, invoice, kwitansi, nota pembayaran, kwitansi kredit, dan lainnya. Pembukuan menggunakan semua dokumen itu untuk dimasukkan ke buku besar atau spreadsheet.

Bayangkan, jika admin atau karyawan harus memasukkan semua angka-angka tersebut satu per satu. Maka, bisa dipastikan akan sangat merepotkan jika data perusahaannya cukup banyak.

Angka-angka tersebut disatukan untuk menghasilkan beberapa laporan pembukuan setiap bulan. Termasuk laporan laba rugi, laporan neraca, laporan arus kas, laporan hutang, laporan piutang dan laporan persediaan.

Masih bagus jika karyawan selalu hadir ketika laporan pembukuan akan dibuat. Bagaimana, jika si karyawan tersebut tidak masuk kerja karena sakit atau cuti? Tentunya, pembukuan secara manual akan terhambat dan tidak bisa dilaporkan.

Software akuntansi akan mempermudah semua proses ini. Bahkan, bisa dilakukan secara otomatis dan real-time berbasis Cloud. Serta, mampu diakses dari perangkat seluler seperti smartphone, tablet, atau desktop.

Manfaat mengatur pengeluaran usaha

Sebenarnya, ada banyak manfaat mengatur pengeluaran untuk usaha. Berikut di antaranya:

1. Lebih sedikit penundaan dan kesalahan.

Selain mengurangi biaya mempekerjakan karyawan, fitur otomasi dalam pengaturan pengeluaran usaha akan meningkatkan akurasi pembukuan.

Misalnya, dengan laporan pengeluaran manual, karyawan mungkin membuat kesalahan entri data. Kekeliruan ini akan makin fatal jika saat staf keuangan menyalin data keuangan tersebut ke dalam spreadsheet.

Namun, software akuntansi dapat menandai kesalahan dan entri duplikat untuk mencegah pembayaran berlebih. Software akuntansi juga bisa mengirim notifikasi kalau laporan atau pembayaran terlambat.

2. Peningkatan efisiensi operasional.

Jika Anda menagih pengeluaran langsung ke klien. Laporan karyawan harus tepat waktu dan akurat untuk memaksimalkan arus kas. Idealnya, software atau aplikasi untuk melacak pengeluaran terintegrasi dengan laporan keuangan.

Ketika proses ini dibuat sesederhana mungkin, maka akan semakin mempermudah tugas karyawan. Kalau karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu membuat laporan, maka mereka bisa fokus ke tugas-tugas inti yang lebih penting. Seperti membuat anggaran strategis untuk pemasaran produk, meningkatkan penjualan produk, atau membuat program loyalitas pelanggan yang efektif. Inilah salah satu alasan utama, perusahaan rintisan harus mengatur pengeluarannya.

Mengatur pengeluaran usaha adalah langkah awal kesuksesan bisnis.

Usaha kecil menghadapi peluang yang sulit. Bahkan sebelum pandemi, hanya sekitar 50% usaha kecil yang tetap buka selama 5 tahun atau lebih. Sedangkan, hanya ada sekitar 75% yang bertahan selama 10 tahun.

Mengatur pengeluaran bisnis adalah langkah pertama yang penting untuk mendapatkan data keuangan akurat untuk laporan pembukuan harian atau bulanan secara efektif. Melainkan, juga meningkatkan pengambilan keputusan jangka panjang yang akan menguntungkan karyawan, pelanggan, dan seluruh manajemen perusahaan.

Kelola pembayaran usaha Anda dengan aplikasi Mayar yang modern dan praktis. Bisa diakses 24 jam lewat perangkat seluler, agar Anda bisa menerima pembayaran kapanpun dan dimanapun.

Ikuti terus artikel-artikel menarik seputar keuangan dari Blog Mayar untuk menambah wawasan Anda di bidang financial technology. Kontak bantuan@mayar.idjika ada pertanyaan atau info selengkapnya.