Mengenal Fraud / Penipuan Keuangan, Ada 4 Risiko Terbesarnya!
Penipuan keuangan bukan hanya merugikan perusahaan, tetapi dari segi moral dan kredibilitas akan menghilangkan kepercayaan publik. Di sisi lain, penipuan keuangan juga merusak hubungan dengan penyedia layanan seperti akuntan, lembaga keuangan, atau perusahaan mitra bisnisnya.
Dalam artikel kali ini, kita akan melihat beberapa risiko penipuan terbesar yang dihadapi tim keuangan. Serta, bagaimana langkah preventif yang bisa dipakai untuk melindungi bisnis.
Kenapa orang melakukan penipuan di tempat kerja?
Banyak alasan yang mengarahkan seseorang melakukan penipuan atau kecurangan (fraud) keuangan di tempat kerja.
Misalnya, ia memiliki etika yang buruk dan berambisi menghalalkan segala cara demi mencapai targetnya. Oknum karyawan yang tidak bertanggung jawab juga cenderung mencuri atau melakukan kecurangan jika tidak ada pengawasan dari sistem.
Hal lain yang bisa menyebabkan seseorang melakukan penipuan adalah rentan terhadap godaan untuk melakukan kecurangan. Sekali mereka berhasil melakukan kecurangan, mereka akan ketagihan lagi yang kedua kali, dan seterusnya. Karena, tidak ada efek jera yang diberikan perusahaan.
Sebagai contoh kecil, karyawan mengambil pensil atau pulpen dari kantor. Pencurian ini sering diabaikan karena dianggap sepele. Padahal, apapun namanya, pencurian kecil bisa menyebabkan pencurian yang lebih besar di kemudian hari. Seperti misalnya, klaim biaya reimbursement perjalanan dinas yang melebihi nominal seharusnya.
Trend terbaru penipuan keuangan dalam perusahaan.
Faktanya, di setiap perusahaan hampir selalu ada oknum karyawan yang melakukan kecurangan. Seperti halnya teknologi perbankan online yang berinovasi, teknik penipuan keuangan juga ikut berkembang.
Penipuan baru seperti pencurian identitas atau phising sudah sangat umum. Menurut data Cifas, terdapat 89.000 laporan kasus penipuan di Inggris pada 2017. Hal ini membuat penting bagi karyawan untuk menyadari risiko, dan menjaga informasi sensitif agar tetap aman.
Empat risiko penipuan yang umum dihadapi tim keuangan.
Sekarang kita akan memeriksa empat risiko penipuan terbesar yang dihadapi tim keuangan saat ini.
1. Pencurian identitas dan pengambilalihan akun.
Di era digital saat ini, pencurian identitas semakin marak. Bahkan, para pencuri atau hacker menargetkan perusahaan besar.
Contohnya, seperti pada 2010, di mana seorang hacker berhasil mengumpulkan lebih $200.000 dari korbannya di Afrika, dengan cara menyabotase sistem telepon kantor di Ontario, Kanada.
Upaya pencurian identitas seringkali memakai metode phising. Yaitu, penipu menyamar sebagai seseorang dalam bisnis untuk menipu korbannya.
Contoh lain, penipu mengirimkan email kepada karyawan dengan menyamar sebagai manajer untuk meminta kata sandi atau password. Jika sampai data penting ini bocor, maka hacker bisa mengakses berbagai informasi sensitif yang membahayakan aset perusahaan.
2. Penipuan perbankan seluler.
Semakin banyak perbankan yang menawarkan fitur dan layanan melalui perangkat seluler. Termasuk internet banking, SMS banking, dan lainnya.
Tak heran jika, aplikasi smartphone menjadi sasaran empuk para penipu. Contohnya seperti menyabotase tautan antara rekening bank dan tautan pembayaran seluler.
Kalau Anda memakai fasilitas m-banking untuk perusahaan, Anda harus memastikan sistem perbankan sudah aman. Jika ada aktivitas yang mencurigakan, segera lapor ke bank.
3. Penipuan klaim biaya reimbursement.
Contoh kecurangan lainnya datang dari karyawan. Ada sejumlah oknum karyawan yang tidak bertanggung jawab mengajukan klaim biaya reimbursement dengan jumlah nominal biaya yang dibesar-besarkan atau dibuat-buat agar mendapatkan keuntungan pribadi.
Hal ini bisa terjadi akibat kurangnya pengawasan dan sistem keuangan yang transparan. Misalnya, ketika karyawan melakukan perjalanan dinas, atau sering bekerja di lapangan.
Karena, jumlah kecurangan yang diklaim tidak terlalu besar, tim keuangan merasa tidak perlu meninjau hal-hal sepele seperti ini. Akan tetapi, klaim biaya reimbursement yang kecil akan menumpuk dan bertambah besar seiring waktu.
Penipuan atau kecurangan juga termasuk penyalahgunaan kartu kredit perusahaan. Bahkan, meski sudah ditetapkan kebijakan pengeluaran dana yang jelas, kartu kredit bisnis sangat mungkin diselewengkan.
4. Penipuan rekayasa sosial.
Model penipuan terbaru melalui rekayasa sosial. Misalnya, penipu memakai nomor telepon fiktif atau nomor telepon palsu. Ini artinya, saat menelepon, nomor asli penipu tersamarkan dengan nomor telepon lainnya.
Karena itu, korban terkadang tidak menyadari bahwa para penipu menggunakan nomor telepon fiktif. Sebab, di layar nomor yang tercantum sama seperti nomor telepon kantor atau nomor telepon resmi perusahaan.
Penyebab kemungkinan terjadinya kecurangan atau penipuan.
Seringkali, peluang melakukan penipuan muncul akibat perusahaan yang terlalu mengandalkan karyawan tertentu atau admin tertentu.
Kalau hanya mengandalkan salah satu staf atau karyawan dalam mengelola keuangan, hal ini berbahaya bagi perusahaan. Sebab, sulit melacak semua transaksi perusahaan Anda.
Berikut adalah beberapa tanda-tanda terjadinya penipuan bisnis, di antaranya:
· Pemilihan kebijakan akuntansi yang tidak normal oleh manajemen.
· Kelalaian atau ketidakakuratan dalam data keuangan.
· Pertimbangan keuangan dilakukan secara subjektif.
· Profitabilitas bisnis sulit diprediksi.
· Arus kas negatif yang berulang dan tidak dapat dijelaskan selama periode pertumbuhan pendapatan.
· Pendapatan dilaporkan setelah melampaui batas periode.
Biasanya, jika sudah ada tanda-tanda kecurangan, tim keuangan yang harus lebih sigap. Idealnya, tindakan kecurangan harus segera diselidiki dan ditangani.
Bagaimana mencegah kemungkinan penipuan atau kecurangan?
Ada sejumlah ide yang bisa diikuti untuk melindungi bisnis Anda, berikut di antaranya:
· Memiliki kebijakan yang jelas.
Meskipun terdengar jelas, tetapi banyak perusahaan tak mau repot-repot menerapkan kebijakan yang menguraikan berbagai bentuk penipuan di tempat kerja (termasuk penipuan biaya).
Kebijakan-kebijakan ini harus menguraikan dengan jelas, apa saja langkah-langkah yang akan diambil sebagai tanggapan.
Dan tentu saja, seluruh perusahaan Anda harus mengetahui dan memahami kebijakan tersebut.
· Perbarui keamanan dan sistem.
Memiliki sistem yang ketinggalan zaman dapat menimbulkan penipuan. Bisnis harus berinvestasi dalam teknologi modern, dan harus memperbarui keamanan dan perangkat lunak mereka secara teratur.
Dapat mencakup perangkat lunak akuntansi yang dirancang untuk mendeteksi pembayaran yang tidak wajar, serta proses pembayaran faktur multi-langkah.
· Mengotomatiskan proses manual.
Proses manual seperti biaya klaim tidak hanya menyita waktu, tetapi dapat menimbulkan penipuan. Mengotomatiskan proses dengan alat seperti aplikasi pembayaran terintegrasi mengurangi kemungkinan ini.
· Audit rutin dan penilaian risiko.
Audit rutin yang dilakukan oleh pihak ketiga adalah cara terbaik untuk menemukan potensi penipuan.
· Memberikan informasi risiko penipuan eksternal.
Staf harus mengetahui tentang risiko penipuan dari luar bisnis, seperti penipuan rekayasa sosial atau pencurian identitas. Yang terpenting, staf harus memahami pentingnya untuk tidak pernah memberikan informasi sensitif apa pun melalui email atau telepon dalam keadaan apa pun.
Mencegah kecurangan dan penipuan keuangan bisnis dengan teknologi modern.
Tidak peduli seberapa hebat staf atau karyawan, mereka hanya manusia. Artinya bisnis Anda akan tetap terbuka terhadap kemungkinan penipuan, baik dari sumber internal, maupun eksternal.
Cara terbaik untuk mengantisipasinya adalah memakai sistem dan teknologi yang membuat prosedur keuangan bisnis lebih transparan, aman, dan akurat. Hal ini dapat mencegah kemungkinan terjadinya penipuan.
Aplikasi Mayar.id dilengkapi fitur terbaru untuk proses aproval klaim penggantian biaya karyawan atau reimbursement, pembayaran gaji karyawan, pembayaran tagihan, smart invoicing, hingga penjualan produk fisik/ digital, dan masih banyak fitur canggih lainnya.
Nikmati fitur-fitur premiumnya secara lengkap, coba DEMO GRATIS 30 hari.