Reimbursement Adalah Klaim Penggantian Biaya Karyawan, Simak Cara Pengelolaannya

Karyawan akan merasakan kenyamanan dan kepuasan apabila perusahaan memperhatikan segala kebutuhan dan keperluan pengeluaran mereka. Termasuk dalam hal reimbursement.

Tetapi, apa sebenarnya reimbursement itu? Tanpa ada reimbursement, mungkin karyawan juga kesulitan atau mengalami kendala dalam beberapa keperluan pengeluaran operasional bisnis. Misalnya, ketika harus membayar biaya berobat ke rumah sakit, membeli bahan bakar bensin mobil dinas, dan pengeluaran  lainnya.

Jadi, biaya apa saja sih yang ditanggung reimbursement perusahaan, dan mana yang tidak ditanggung? Yuk, mari kita cari tahu dengan mempelajari lebih dalam tentang reimbursement di ulasan berikut!

Apa itu reimbursement?

Sangat penting untuk mendefinisikan apa yang dimaksud dengan reimbursement. Ketika karyawan mengeluarkan biaya atas nama perusahaan, kadang-kadang mereka perlu mengeluarkan uang mereka sendiri terlebih dulu.

Secara moral dan hukum, perusahaan wajib mengganti pembayaran ini dengan segera dan dibayar penuh.

Namun, bukan berarti karyawan bisa mengklaim penggantian biaya untuk semua hal atau semua pembayaran yang pernah mereka lakukan, yaa. Agar semuanya tetap adil, jujur, dan transparan, perusahaan perlu menetapkan aturan yang jelas, mana biaya yang dianggap sebagai reimbursement dan mana jenis pengeluaran yang tidak bisa diganti biayanya.

Apa saja jenis biaya pengeluaran karyawan yang bisa diklaim atau di- reimbursement?

Pertama, pengeluaran karyawan harus memiliki aturan bisnis yang jelas. Misalnya, berupa pembelian yang terkait dengan layanan karyawan kepada perusahaan. Dengan arti kata lain, sesuatu yang dibutuhkan karyawan agar bisa melakukan tugasnya dengan baik.

Definisi ini memang cukup luas, bisa mencakup apa saja. Contohnya, antara lain:

-      Biaya menginap karyawan di hotel selama perjalanan bisnis.

-      Membeli perlengkapan komputer, mesin printer, tinta, kertas, dan lainnya.

-      Membeli bahan bakar bensin untuk sepeda motor sales/ canvassing.

Perlu diingat, terkadang aturan reimbursement antara satu perusahaan dan yang lain sedikit berbeda. Jadi, pastikan untuk menanyakan terlebih dulu kepada HRD atau personalia perusahaan agar lebih jelas.

Kedua, sangat penting diketahui bahwa karyawan harus memiliki bukti pembayaran dalam bentuk kuitansi, faktur tagihan, atau bukti pembelian lainnya.

Informasi transaksi pembelian ini harus ditampilkan secara legal atau hitam di atas putih agar sah secara hukum. Paling tidak, harus mencakup berapa jumlah total pengeluaran yang dibayar karyawan (beserta pajak), waktu dan tempat pembelian, serta deskripsi produk atau layanan yang dibeli.

Ketiga, setiap pembayaran karyawan yang bisa diklaim penggantian atau reimbursement, harus dilaporkan ke departemen keuangan atau HRD dalam waktu yang wajar, misalnya 2-3 hari kemudian.

Setiap jumlah kelebihan bayar yang dilakukan karyawan juga harus diganti atau di- reimbursement oleh perusahaan dalam jangka waktu yang sama.

Contoh reimbursement karyawan atau biaya yang bisa diganti perusahaan.

Sekarang, setelah memahami karakteristik serta pengertian reimbursement. Inilah saatnya, menggali lebih dalam tentang contoh reimbursement atau apa saja jenis pengeluaran karyawan yang bisa diganti perusahaan.

Antara lain termasuk:

1. Biaya perjalanan dinas.

Sebagai salah satu sumber reimbursement atau penggantian karyawan terbesar, perjalanan dinas mencakup banyak hal. Misalnya, karyawan bepergian untuk tujuan bisnis berarti melakukan banyak pembayaran, dan sebagian besar harus dilihat sebagai pengeluaran yang sah.

Perusahaan mungkin ingin mempertimbangkan agar karyawan bisa bekerja secara remote atau jarak jauh agar memotong biaya. Perjalanan bisnis yang tidak terlalu penting, juga sebaiknya cukup melalui video conference call atau via meeting online.

Perjalanan dinas yang singkat, masih bisa menghabiskan uang perusahaan hingga jutaan. Apalagi, jika memakai transportasi seperti pesawat terbang, taksi, dan lainnya.

Ditambah, ada pembelian karyawan selama perjalanan dinas untuk makan dan minum. Setibanya di tempat tujuan, karyawan juga perlu biaya hotel sebagai jenis pengeluaran pokok yang perlu ditanggung atau diganti perusahaan.

2. Makanan dan hiburan.

Selanjutnya, ketika karyawan makan malam dalam perjalanan dinas, secara otomatis biaya makan juga ditanggung sebagai biaya reimbursement.

Namun, ada kemungkinan karyawan akan mentraktir klien atau mitra bisnis untuk makan malam. Karena, hal ini bisa berdampak positif bagi hubungan kerja. Dalam hal ini, perusahaan juga akan mengganti biaya-biaya makan dan hiburan selama makan malam tersebut.

Misalnya, pengeluaran untuk pergi ke acara musik, acara olahraga, dan lainnya. Tetapi, biaya ini akan bisa diganti kalau klien atau mitra bisnis benar-benar hadir. Jika acara dibatalkan atau diurungkan, maka tidak perlu reimbursement.

3. Biaya transportasi.

Pengeluaran karyawan selanjutnya yang bisa dilakukan reimbursement adalah biaya transportasi. Selama perjalanan dinas, sebagian besar biaya transportasi ditanggung oleh perusahaan.

Akan tetapi, karyawan mungkin juga masih bisa reimbursement biaya transportasi, misalnya saat naik bus atau sepeda motor setiap hari ke kantor. Haruskah perusahaan menanggung biaya transportasi ini?

Tergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Ada beberapa startup yang sangat memperhatikan efisiensi biaya, termasuk ingin menghemat bahan bakar.

Jika perusahaan Anda ingin lebih ramah lingkungan, pertimbangkan untuk mensponsori pembelian sepeda bagi karyawan. Pastikan untuk memperhatikan aturan khusus per kategori reimbursement.

Hal ini sudah diberlakukan di Inggris, di mana karyawan yang naik kendaraan pribadi akan diberi batasan tertentu seberapa banyak biaya transportasi bisa diklaim.

4. Biaya  perlengkapan kantor.

Setiap perusahaan ingin agar karyawannya tetap produktif dan melakukan pekerjaan dengan baik. Jangan sampai ada komputer atau keyboard yang rusak. Jadi, perusahaan perlu menyertakan biaya pengeluaran untuk peralatan kantor secara rutin.

5. Biaya komunikasi.

Meskipun saat ini kemajuan teknologi komunikasi berkembang pesat. Namun, tetap perusahaan perlu mendukung kelancaran kinerja karyawan dengan biaya komunikasi.

Apalagi, jika perusahaan bergerak di industri distribusi atau melibatkan banyak karyawan lapangan. Mereka membutuhkan pulsa untuk menelepon setiap saat.

Inilah mengapa, perusahaan perlu menyediakan paket data atau paket pulsa seluler karyawan, terutama di bagian penjualan atau tim sales/ marketing.

Cara mengelola reimbursement atau penggantian biaya karyawan dengan software modern.

Bagi sebagian besar perusahaan, bagian yang sulit bukanlah menentukan biaya apa saja yang bisa diklaim atau di- reimburse karyawan.

Melainkan, mengelola agar pengeluaran perusahaan tetap pada jalur yang transparan, jujur, dan amanah. Berikut beberapa tipsnya:

a.    Untuk karyawan.

Terkadang, cukup sulit bagi karyawan karena beberapa alasan:

· Cara mereka membayar di tempat kerja berbeda dari cara membayar dalam kehidupan pribadi. Misalnya, membayar makan siang di warung tegal, membeli bensin eceran tanpa struk, dan lainnya.

· Biaya pembelian yang kecil dan tidak teratur, biasanya justru mudah dilupakan.

· Karyawan belum memahami cara yang benar melaporkan pengeluaran, dan terutama apa saja jenis dokumen yang diperlukan.

Secara keseluruhan, masalah terbesarnya adalah tidak adanya proses formal yang jelas. Dan jika ada, sebagian besar karyawan tidak mengetahuinya.

b.   Untuk perusahaan

Dalam hal ini, tim keuangan (atau di perusahaan kecil, manajer kantor). Merekalah yang harus menangani setiap klaim pengeluaran / reimbursement karyawan.

Bagi mereka, masalahnya lebih pada:

· Laporan pengeluaran seringkali tidak lengkap dan ada banyak kesalahan.

· Klaim reimbursementbisa muncul kapan saja selama bulan atau kuartal, dan karyawan berharap untuk mendapatkan penggantian secepatnya.

· Memproses klaim reimbursement membutuhkan banyak entri data manual, terlebih lagi ketika ada kekeliruan.

Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan Anda perlu melakukan perubahan. Dan satu-satunya cara terbaik untuk meningkatkan reimbursement pengeluaran bagi karyawan dan tim keuangan adalah dengan otomasi dan teknologi aplikasi.

Gunakan software atau aplikasi manajemen pengeluaran otomatis yang bisa membantu karyawan melakukan reimbursement hanya dalam sekali klik approval, seperti aplikasi Mayar.id.

Bagian terbaiknya, semua pencatatan transaksi pengeluaran juga akan tersimpan otomatis di Cloud system. Sehingga, tak khawatir kwitansi hilang, nota tercecer, atau bahkan lupa berapa jumlah biaya yang dikeluarkan karyawan.

Karyawan HRD atau keuangan juga tidak perlu entri data yang menyita tenaga. Karyawan sudah mengisi semua informasi, sehingga tinggal sekali klik approval, reimbursement bisa dilakukan.

Manajer atau tim keuangan, cukup membuka dashboard untuk memeriksa klaim reimbursement karyawan. Lalu, menyetujui atau menolak pembayaran reimbursement tersebut sesuai kebutuhan.

· Proses ini membutuhkan waktu beberapa detik.

· Tidak perlu mencari melalui kotak masuk email Anda dan membuka lampiran.

· Tanda terima disimpan secara digital ke folder yang benar.

· Klaim yang disetujui dikirim dan terintegrasi ke software akuntansi perusahaan untuk diproses lebih lanjut.

Hindari proses reimbursement biaya pengeluaran karyawan yang ribet dan lama, dengan fitur-fitur canggih dari aplikasi Mayar.id. Mengelola pengeluaran atau klaim penggantian biaya karyawan jadi semudah menggerakkan jari.

Karyawan bisa mengajukan klaim reimbursement, menerima persetujuan atau approval manajer, dan mengirimkan permintaan lengkap ke tim keuangan dalam hitungan detik. Dengan cara ini, karyawan tentunya bisa merasa lebih puas, adil, dan bekerja lebih baik untuk mendukung produktivitas perusahaan.

Pakai uji coba GRATIS aplikasi Mayar selama 30 hari untuk menikmati dan membuktikan keunggulan fitur-fiturnya! Info selengkapnya email [email protected].