Tren Kartu Kredit dan Debit Virtual Untuk Kelola Pengeluaran Bisnis

Pernah dengar istilah kartu kredit dan debit virtual? Apa sebenarnya kartu virtual tersebut? Lalu, bagaimana kartu kredit dan debit virtual bisa membantu Anda mengelola pengeluaran usaha sekaligus menumbuhkan bisnis?

Jadi begini, ketika bisnis berkembang, biaya operasional turut meningkat. Misalnya, untuk membayar pembelian ke supplier, vendor, dan pembayaran layanan. Selain itu, saat karyawan bertambah, bisnis juga perlu cara yang efektif untuk memberdayakan karyawan agar bisa melakukan pembayaran apapun secara mandiri. Sekaligus, perusahaan bisa menjaga arus kas tetap stabil.

Terlihat sulit, kan? Tetapi, untungnya ada kartu kredit dan kartu debit virtual yang siap membantu. Jadi, apa manfaat dari kartu virtual? Dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan proses keuangan bisnis? Yuk, kita cari tahu di bawah ini!

Apa itu kartu virtual?

Pada dasarnya, kartu virtual adalah perangkat pembayaran digital. Meliputi kartu kredit, kartu debit, atau prabayar biasa tanpa kartu. Anda bisa memakai kartu pembayaran virtual ini untuk berbelanja atau melakukan pembayaran online.

Menurut Juniper Research, kartu debit dan kredit virtual akan tumbuh hingga $1 triliun pada 2022. Sedangkan, pada tahun 2026, transaksinya akan mencapai $6,8 triliun.

Pada kartu pembayaran virtual, terdapat semua atribut yang sama dengan kartu pembayaran fisik, termasuk:

· Nomor kartu.

· Tanda pengenal.

· Tanggal masa berlaku.

· Kode keamanan CVV.

Atribut tersebut dihasilkan secara acak memakai proses yang disebut tokenisasi. Hasilnya, perusahaan bisa mengelola kartu virtual dengan cepat dan mudah.

Sehingga, nanti ketika akan melakukan pembayaran, Anda cukup memberikan detail kartu virtual sama seperti validasi kartu fisik.

Seperti kebanyakan kartu kredit atau kartu debit, kartu pembayaran virtual biasanya dilengkapi limit pembayaran.

4 Manfaat kartu kredit dan debit virtual yang mengejutkan

Kartu pembayaran virtual dapat mengelola pengeluaran lebih aman dan mudah. Di antaranya:

1. Mengurangi risiko dan kecurangan.

Penipuan adalah pelanggaran yang serius sehingga mengharuskan perusahaan lebih waspada. Menurut statistik Oversightmengungkapkan bahwa meskipun pengeluaran menurun pada kuartal kedua pada 2020, penipuan tetap meningkat sebesar 206% tiap tahun.

Terlebih lagi, Juniper Research mengungkapkan bahwa pedagang eCommerce akan kehilangan sekitar $25 miliar pada 2024 karena penipuan pembayaran online yang naik dari $17 miliar pada 2020.

Bila terjadi kasus penipuan atau detail kartu dicuri, Anda bisa mengikuti langkah berikut:

- Blokir kartu.

- Terbitkan ulang kartu baru untuk semua karyawan.

- Perbarui detail pembayaran.

- Atur limit kartu pembayaran virtual.

2. Meningkatkan transparansi dan pengelolaan.

Kartu virtual meningkatkan visibilitas pengeluaran bisnis dan memberikan opsi tambahan untuk mengelola dan mengontrol pengeluaran. Ketika banyak karyawan menggunakan kartu pembayaran yang sama, mungkin sulit memahami siapa yang bertanggung jawab terhadap suatu pembelian.

Serta, sulit mengontrol pengeluaran secara efektif ketika Anda mengetahui detailnya setelah pembelian dilakukan. Di sini, kartu virtual menawarkan keuntungan transparansi yang jelas, ketimbang kartu fisik standar.

Perusahaan bisa mudah mengeluarkan kartu virtual yang unik bagi setiap karyawan. Sehingga, setiap pengeluaran bisa dilacak dengan mudah. Setiap karyawan juga bisa diatur limit pengeluaran yang mencegah pelanggaran dan membantu arus kas perusahaan lebih efektif.

Anda selaku pemilik usaha dapat meminta karyawan untuk menyerahkan persetujuan pengeluaran. Misalnya, kalau karyawan perlu menyewa freelance writer untuk membantu proyek, mereka bisa mengirim permintaan ke manajer untuk approval. Manajer kemudian meningkatkan limit kartu debit virtual karyawan tersebut.

Anda juga dapat membuat kartu virtual terpisah untuk setiap vendor atau penyedia layanan untuk melacak berapa banyak yang Anda belanjakan.

Selain itu, Anda bisa membuat jenis kartu virtual sekali pakai untuk pengeluaran satu kali yang besar guna meningkatkan keamanan dan mempermudah pelacakan dana.

Terakhir, perusahaan juga dapat memblokir kartu virtual setiap kali ada kebutuhan untuk menghentikan pengeluaran seseorang, seperti mantan karyawan.

Secara keseluruhan, kartu virtual memberikan fleksibilitas yang sangat besar bagi manajer dan tim keuangan untuk mengelola pengeluaran.

3. Meningkatkan proses manajemen keuangan.

Saat banyak karyawan yang dibagikan kartu virtual yang sama, rekonsiliasi keuangan dan akuntansi bisa lebih rumit dan memakan waktu.

Akibatnya, perusahaan terkadang memilih untuk merilis kartu debit khusus untuk tiap karyawan. Namun sayangnya, proses ini mahal dan lama.

Sedangkan, kartu virtual membuat seluruh proses ini lebih mudah. Sebab, tim keuangan bisa membuat, menerbitkan, dan mengelola kartu secara online.

Selain itu, karyawan bisa segera mulai memakai kartu virtual. Karena tidak perlu menunggu kartu fisik tiba di pos. Hal ini sangat berguna bagi tim yang beroperasi jarak jauh di berbagai negara. Sehingga, mungkin memerlukan waktu berminggu-minggu untuk menerima kartu debit atau kartu kredit fisik yang konvensional.

Keuntungan paling menarik dari kartu virtual untuk tim keuangan adalah pelaporan dan akuntansi langsung yang sudah tercakup di dalamnya.

Dengan kartu pembayaran virtual yang dikelola secara hati-hati. Profesional keuangan bisa melihat dana apa yang tersedia, apa yang sudah dialokasikan, dan apa yang sudah dibelanjakan.

Semuanya dilacak, dikelola, dan dikontrol secara real-time, menghilangkan proses input lewat spreadsheet, dan jejak kertas yang memakan waktu. Initnya, kartu virtual online bisa secara signifikan mengurangi tugas administrasi keuangan. Pada akhirnya, bisa menghemat waktu dan anggaran perusahaan.

4. Mencegah pengeluaran yang tak perlu.

Terkadang, tak bisa dipungkiri ada beberapa karyawan yang mungkin membayar layanan vendor secara berlangganan. Katakanlah, berlangganan software logistik, software akuntansi, atau software distribusi.

Akibatnya, terkadang ada pembayaran berlangganan yang terus berlanjut lebih lama dari yang dibutuhkan, karena memakai metode auto-debit dari kartu debit yang terdaftar.

Dalam hal ini, kartu virtual dapat mencegah jenis pembayaran yang tidak perlu. Pasalnya, kartu virtual bisa diatur dengan limit tertentu. Jadi, kalau ada jenis pembayaran yang lupa dibatalkan atau diakhiri masa berlangganannya, perusahaan tidak akan terlalu banyak mengeluarkan uang.

5 Cara menggunakan kartu virtual

Setelah mengetahui berbagai keuntungan kartu virtual, mari kita simak beberapa tips yang membantu menghemat uang.

1. Buat kartu terpisah untuk karyawan atau tim.

Hal pertama yang perlu dilakukan adalah daripada membuat satu kartu yang sama untuk dipakai setiap divisi atau karyawan, lebih baik berikan setiap karyawan kartu virtualnya masing-masing.

Dengan cara ini, perusahaan bisa lebih mudah melacak pengeluaran dan mengawasinya tanpa kendala. Perusahaan juga bisa menetapkan limit yang sesuai dengan kebutuhan tiap tim atau karyawan.

2. Buat kartu terpisah untuk fungsi tertentu.

Perusahaan juga bisa membuat kartu virtual untuk tujuan tertentu. Katakanlah, ada satu kartu virtual yang dipakai untuk membayar biaya berlangganan Google Workspace. Sedangkan, kartu virtual lainnya dipakai untuk membayar kampanye iklan Facebook.

Kalau kartu virtual dipisah-pisah berdasarkan fungsinya, Anda akan dapat melihat berapa total pengeluaran iklan Facebook secara sekilas, tak peduli berapa banyak kampanye yang Anda jalankan.

3. Buat kartu virtual khusus untuk event.

Setiap kali bisnis Anda mengadakan acara, pertimbangkan untuk menggunakan satu kartu untuk melacak semua pengeluaran saat event berlangsung.

Dengan begitu, manajer yang bertanggung jawab atas event bisa lebih mudah memantau biaya operasional sesuai anggaran. Setelah acara selesai, Anda bisa menutup kartu dan tak perlu khawatir adanya over-budget atau tindakan penipuan.

4. Buat kartu virtual untuk pihak ketiga.

Jika Anda bekerja dengan konsultan atau perusahaan, terkadang Anda juga perlu menerbitkan kartu visual untuk mengganti biaya pengeluaran mereka.

Kenapa perlu kartu virtual? Sebab, dengan kartu virtual, nantinya Anda bisa menetapkan limit dalam nominal yang wajar dan mengurangi kerumitan proses administrasi. Lagipula, Anda juga bisa memblokir kartu ini kapan saja.

5. Jangan membuat terlalu banyak kartu virtual online.

Meskipun terdengar mudah, instan, dan cepat, tapi hindari membuat terlalu banyak kartu virtual. Sebab, bagi manajemen perusahaan hal ini bisa jadi bumerang finansial.

Sebelum membuat kartu, pastikan Anda memiliki rencana matang soal fungsi dan pengelolaannya.

Mulai gunakan kartu virtual hari ini!

Kartu virtual adalah salah satu alat yang penting bagi bisnis agar bisa tumbuh dan berkembang pesat. Singkatnya, berikut adalah empat keuntungan kartu virtual bagi bisnis:

· Kartu pembayaran virtual mengurangi risiko penipuan dan pelanggaran karyawan dalam hal pengeluaran atau belanja operasional bisnis. Pasalnya, perusahaan bisa membuatkan kartu virtual untuk tiap karyawan sesuai fungsional dan kebutuhannya.

· Kartu pembayaran online meningkatkan transparansi dan kontrol bagi manajer dan tim keuangan dengan menetapkan limit transaksi serta persetujuan sebelum pembelian tertentu.

· Kartu virtual merampingkan proses manajemen keuangan karena semua pencatatan transaksi dapat dilihat secara real-time.

· Kartu pembayaran virtual memungkinkan bisnis untuk mendapatkan kembali kendali dan pengaturan layanan berlangganan dengan membuat kartu khusus sesuai limit yang ditentukan.

Secara keseluruhan, kartu virtual memberikan transparansi, fleksibilitas, dan kontrol yang luar biasa atas proses pembayaran dan pengeluaran bisnis.